Управление временем

Некоторые советы, которые помогут при создании списка работ (задач):

  • Были ли результаты работ четко описаны?
  • Требования по качеству результатов были ли четко установлены, выработаны?
  • Оценивали ли приблизительно трудозатраты?
  • Есть ли понимание когда нужно начинать работы?
  • Есть ли информация о том, когда ожидают получить от вас результаты?
  • Специфические условия были ли обговорены (например, методы, документооборот, документы, чертежи)?

Типичные ошибки

  • Если работы передаются сотрудникам собственной компании, а не внешней, то требования к ведению документации игнорируются и взаимодействие приобретает форму устных коммуникаций.
  • Пакеты работ не подписываются, в результате обе стороны обмениваются лишь беспочвенными обещаниями. Сотрудники, которых уже было собирались выделить на выполнение этих работ, неожиданно понадобились на более срочных работах.

Разработка WBS структуры проекта:

  • Все ли результаты, которые нужно получить в проекте были учтены?
  • Есть ли описание работ – инструкции о том, как нужно выполнять работу?
  • Можно ли делегировать пакет работ ответственному лицу уже в этом состоянии, есть ли необходимость декомпозировать «мельчить» еще дальше?
  • Разработка WBS является командной работой.

Типичные ошибки

  • Вехи определены, но получаемые результаты не имеют никакого отношения к вехам.
  • Вехи не являются объективными, измеримыми.
  • Бывает, что не все пакеты работ можно декомпозировать немедленно, поскольку нет для этого нужной информации. В таком случае, декомпозировать приходится позже, по мере поступления информации, но при этом забывают вносить обновления в WBS структуру.
  • WBS структуру разработал менеджер проекта в одиночку, в результате команда проекта не понимает откуда вообще такие работы взялись в проекте и не упускает случая задать вопрос менеджеру проекта: «Кто вообще мог такое придумать?»
  • WBS разработали и положили «под сукно». Члены команды не имеют перед глазами WBS, потому и не помнят, что там за результаты от них требуется сдать к сроку.
  • Используется только та кодировка, которая доступна в компьютерных программах по управлению проектами для WBS по умолчанию. Пользовательская настройка кодировки WBS позволила бы работать с информацией о проекте более эффективно.

Установка связей между работами проекта:

  • Все ли связи между работами проекта установлены?
  • Какие есть работы, которые можно было бы выполнять одновременно, чтобы сократить сроки проекта?
  • Были учтены задержки и опережения при создании связей между работами?

Типичные ошибки

  • Не стали «ломать голову» над тем, как бы выполнить некоторые работы параллельно, и тем самым, затянули сроки проекта.
  • Не посоветовались с членами команды и получили в их лице врагов, которые не согласны и при каждом удобном случае оспаривают последовательность выполнения работ.
  • Взаимосвязи между работами определены неверно, это привело к неверной очередности выполнения работ, что чревато переделками и задержками в последующем.